Voto 2020

OIG revela hallazgos tras auditoría en la CEE

Señalan descuadres, desorganización y ausencia de procedimientos detallados.

La Oficina del Inspector General de Puerto Rico, publicó este miércoles el informe de examen de la Comisión Estatal de Elecciones (CEE), luego de un referido, por parte del actual presidente, Francisco Rosado Colomer, para llevar a cabo una auditoría en el organismo gubernamental. 

Conforme a los poderes y facultades que le han sido conferidos a la Oficina del Inspector General (OIG), en virtud de la Ley Núm. 15 de 2017, según enmendada, el 12 de noviembre de 2017, dio inicio un examen sobre los procesos administrativos para el manejo de inventario de papeletas, envío y recibo de las mismas. Así como, la evaluación de controles internos en la CEE. 

Según se informó en comunicado de prensa, la OIG determinó dividir la evaluación en dos áreas: inventario de papeletas adquiridas para los comicios 2020 y evaluación de los controles internos de la Junta Administrativa de Voto Ausente y Voto Adelantado (JAVAA). 

La OIG realizó requerimientos de información para solicitar la prueba pertinente a dicho examen y se realizaron entrevistas correspondientes a personal de la CEE y personal de la imprenta Printech Inc. 

En el examen realizado se identificaron ocho hallazgos principales, los cuales se encuentran detallados en el informe que es público a través de la página oficial de la OIG, www.oig.pr.gov. Entre los hallazgos se encuentran los siguientes: 

  • Diferencia entre órdenes de compra vs. producción de papeletas según conduces. De acuerdo al análisis de las cuatro (4) órdenes de compra de papeletas para las elecciones generales 2020, las cuales fueron certificadas el 4 de diciembre de 2020, junto a dieciocho (18) conduces (todos admitidos por el receptor de la CEE), se determinó una diferencia de 71,998 papeletas recibidas en exceso. Según los conduces o recibos, la CEE recibió un total de 11,857,248 papeletas. No obstante, de acuerdo a las órdenes de compra se ordenaron 11,785,250 papeletas. 
  • Diferencias entre el inventario de papeletas recibidas en Operaciones Electorales y JAVAA según certificaciones, contra lo recibido por el Receptor Oficial en los conduces (packing lists). Operaciones Electorales y JAVAA recibieron las papeletas para las elecciones generales 2020 del receptor oficial. Según la certificación del 17 de noviembre de 2020, emitida por la JAVAA se recibieron 1,920,000 papeletas. No obstante, de acuerdo a los conduces se recibieron 2,056,000 papeletas. La diferencia es debido a que en la certificación de la JAVAA no se consideraron conduces de varios “packing list” adicionales de la CEE. 
  • Diferencias entre los balances de inventario de papeletas sobrantes en JAVAA. Tras una conciliación de los documentos oficiales, que forman parte de la prueba compilada, se determinó que en JAVAA las diferencias de papeletas sobrantes es de 26,454 en el inventario de bóveda. 
  • Las certificaciones de inventario de papeletas sobrantes, emitidas por gerentes de la JAVAA y funcionarios de Operaciones Electorales no concuerdan con los balances determinados por los auditores de la OIG. La presidenta y los gerentes de JAVAA emitieron el 30 de noviembre de 2020 dos certificaciones relacionadas con la cantidad de papeletas sobrantes del evento del voto adelantado ascendentes a 838,559. No obstante, el inventario físico realizado reveló que el total estimado de papeletas sobrantes era de 894,958. Por consiguiente, el examen reveló una diferencia de 56,399 papeletas en exceso. 

De la inspección ocular realizada en la bóveda de JAVAA, se desprende que 56,399 papeletas de inventario sobrantes no fueron contabilizadas al momento de emitir la certificación. La desorganización en la ubicación de las papeletas sobrantes en la JAVAA, así como la ausencia de procedimientos detallados y escritos, unido a la falta de un sistema de inventario mecanizado y certero, pudieron haber propiciado las diferencias.

Por otro lado, la certificación de papeletas sobrantes emitida por Operaciones Electorales el 20 de noviembre de 2020, detalló la cantidad de 156,400 papeletas sobrantes en bóveda. Tras una inspección ocular realizada por los auditores de la OIG, el 3 de diciembre de 2020, se identificó una diferencia de 400 papeletas.  A esos efectos, el 7 de diciembre de 2020, Operaciones Electorales presentó una certificación enmendada, por la cantidad total de 156,800 papeletas sobrantes, entiéndase, conforme al conteo realizado por los auditores. 

A diferencia de Operaciones Electorales, cuyos maletines con sobrantes de papeletas estaban clasificados e identificados por precintos, todos en la bóveda, en JAVAA se observó desorden en el contenido de los maletines, ya que estaban mezclados varios precintos y los paquetes abiertos de papeletas sobrantes contenían una cantidad distinta a la detallada, mientras otros paquetes no identificaban si habían sido contabilizados previamente. Además, según antes relatado, había maletines con papeletas sobrantes localizados fuera del área designada.

Otros hallazgos fueron desglosados en el informe de examen entre los que se encuentra, falta de documentación y reglamentación adecuada, falta de procesos y procedimientos escritos, falta de capacitación y adiestramientos sobre el voto ausente y voto adelantado y serias deficiencias en los controles internos. Es meritorio enfatizar que el examen realizado por la OIG, no tuvo alcance sobre el proceso de embalaje de maletines, conteo o escrutinio de votos.

Según antes mencionado, la JAVAA se crea con el propósito de administrar el proceso de solicitud, votación y adjudicación del Voto Ausente y Voto Adelantado. La JAVAA tiene bajo su responsabilidad todo el procedimiento del voto ausente, voto adelantado, voto domicilio y voto confinado. La prueba testifical y documental examinada reveló lo siguiente:

  1. Incumplimiento con la radicación de informes semanales a la CEE del total de solicitudes de voto ausente y voto adelantado aprobados, según requerido en la sección 2.3 B.6 del Reglamento de Voto Ausente y Voto Adelantado [,] de Primarias 2020 y Elecciones Generales y Plebiscito 2020
  2. Ausencia de registros de entrada y salida de personas, y de maletines a la bóveda de JAVAA.
  3. Ausencia de minutas de las reuniones de la JAVAA y de la JAVAA Alterna para documentar los acuerdos alcanzados, las instrucciones recibidas e impartidas, y evidenciar la supervisión realizada sobre los procesos.

Una de las recomendaciones prioritarias a la CEE es la adquisición y establecimiento de un sistema electrónico, que sustituya o complemente los métodos de recibos manuales tanto en JAVAA como en Operaciones Electorales y que los mismos estén sincronizados con el receptor oficial y la División de Compras y Suministros. La falta de un sistema electrónico preciso, en sustitución o complemento del recibo manual de papeletas. El no mantener un control adecuado de inventario de papeletas sobrantes creó discrepancias sobre el monto de papeletas en circulación en un determinado momento.

La OIG discutió los hallazgos con el actual presidente de la Comisión Estatal de Elecciones, quien se comprometió a dar atención a los mismos y trabajar para corregir las deficiencias encontradas. 

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